河南工业职业技术学院学生档案管理办法

根据河南省教育厅、河南省档案局《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》（教学字〔2013〕624号）规定，高校学生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并进行规范化管理，使之有效地为国家和社会选拔人才服务，为社会主义现代化建设服务。现根据我院实际情况，特制订本办法。

一、学生档案管理工作体系

（一）学生档案管理实行集中管理和归口管理相结合的原则。我院学生档案由学生处负责集中管理，教务处、招就处、团委、组织部、各系（院）积极参与，各负其责，统一接受学院办公室的业务指导和检查。

（二）各有关部门和单位的职责

1.学生处学生档案管理职责：

（1）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（2）办理学生档案的查阅、借阅；

（3）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（4）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（5）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（6）办理其它有关学生档案事项。

2.教务处学生档案职责：

及时向学生处提交新生、退学、休学或转学等各类学生信息数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；负责提供毕业生必修及选修课等各科成绩单。

3.各系（院）学生档案职责：

各系（院）按照学生档案管理要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和校内移交工作。

4.组织部学生档案职责：

组织部负责组织、指导系（院）进行学生入党积极分子及学生党员材料的收集、整理和校内移交工作。

5.团委学生档案管理职责：

团委负责组织、指导学生团员及参加各类活动获奖学生材料的收集、整理和校内移交工作。

6.招生就业处学生档案管理职责：

招生就业处负责新生原始档案的收集、整理和校内移交工作，负责办理毕业生档案人事代理及传递工作。

7.学生档案管理相关工作人员职责

（1）热爱本职工作，认真、细致、公道、正派，坚持原则，不徇私情；

（2）遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透漏档案内容，确保档案室安全；

（3）接收新生档案，配合有关部门做好新生资格审查工作；

（4）做好学籍变动学生档案的调整和处理；

（5）及时提供符合规定的档案查阅工作；

（6）负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作；

（7）做好档案的防火、防盗、防潮、防腐。

二、学生档案管理范围

（一）凡在我院学习的中专生、五年制学生和专科生。

（二）学生未毕业，因某种原因离校的学生档案（休学、退学、开除学籍、死亡学生的档案，积存无处转递的档案）;

（三）根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。待落实工作单位后，将档案迁至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案寄回生源地。

三、学生档案归档范围与归档时间

（一）学生高考(中招考试)原始档案。入学新生档案均由各系（院）在开学后一个月内收集齐全，填写《新生档案移交清单》（一式两份）交招生就业处，招生就业处审核后按要求移交学生处保管。

（二）学生入学登记表。新生报到后开始填写，各系（院）在新生入学一个月内归档。

（三）学生学年鉴定表。各系（院）每学年组织学生填写一次，每年6月份归档。

（四）高校毕业生登记表。由各系（院）组织学生填写，学生离校前统一归档。

（五）毕业生鉴定表。由各系（院）组织学生填写，学生离校前归档。

（六）毕业生就业报到证。招生就业处办理好学生就业报到证后由各系（院）装入毕业生档案。

（七）入党材料、加入民主党派材料。学生的入党材料在其被批准为预备党员后由各系（院）半个月内归档。

（八）在校期间奖励、表彰以及惩处决定。学生取得各类奖惩的原始材料，由相关部门组织、指导各系（院）在每学期期末前归档。

（九）军训登记表。《学生军训成绩登记表》由学生处组织、指导各系（院）在军训结束后一个月内归档。

（十）学生在校期间成绩单。成绩单材料由教务处组织、指导各系（院）在学生离校前统一归档。

（十一）参与社会实践活动登记表。《社会实践评定表》由团委组织、指导各系（院）在社会实践结束后一个月内归档。

（十二）其他可供组织参考的有保存价值的材料。

四、学生档案对归档材料的要求

（一）必须是办理完毕的正式文件材料。

（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间。

（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字。

（四）档案材料一律用黑色钢笔或中性笔填写。

（五）学生档案要按规定填写齐全，写明班级与学号。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失。

（六）各系（院）学生档案材料收集、整理移交学生处归档时，必须办理档案交接手续。（档案交接手续见附表1）

六、学生档案的利用

（一）毕业生档案一般应由学生所在系（院）党总支和行政办公室同志查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门也可查阅。（校内查阅审批手续见附表2）

（二）学院以外单位需要查阅学生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经分管学生处工作的院领导同意后方可查阅。（校外查阅审批手续见表3）

（三）查阅学生档案，必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及学院《档案管理办法》，阅档时严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄赃弄湿。查阅学生档案的单位，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证，必须由学生处处长批准，方可复制拍摄。（查阅申批表中是否需要复制材料，复制材料清单）

（四）学生档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明原因由分管学生处工作的院领导批准，并严格履行借用手续。借出时间一般不得超过7天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。（借用档案申批手续见附表4）

（五）学生档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

（六）凡查阅或借用学生档案，归还时档案管理员要认真进行复核签字确认。

七、学生档案的转递

（一）学生的档案属机要文件类材料，学生毕业时由学生处办理转递手续，办理档案人事代理的毕业生其档案由招生就业处负责传递。

（二）应届毕业生考取对口升学或专升本的，学生持录取通知书到学生处领取档案。

（三）用人单位提取毕业生档案时必须持单位人事部门介绍信和本人工作证，方可提取档案（见表5）。

八、其他

其他未尽事宜，参照河南省教育厅及河南省档案局《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》（教学字〔2013〕624号）规定执行。