河南工业职业技术学院政府采购档案管理办法

第一条 为加强和规范学校政府采购档案管理，确保归档文件完整、准确和系统，便于查阅和保管，根据《中华人民共和国档案法》、《河南工业职业技术学院档案管理办法》《河南工业职业技术学院招标采购管理实施办法（修订）》等规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指招标采购档案包括所有基建工程、修缮工程、设备采购、软件采购、图书采购、家具采购、物业管理等项目（网上商城项目除外），在进行招投标活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料和电子材料。

第三条 本办法适用于我校进行的招标采购项目档案的管理。

第四条 招标采购档案作为反映招投标活动的真实记录，有重要的凭证作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。其内容必须准确、齐全完整，并能真实反映招标投标活动内容。任何人不得占为已有或拒绝归档。

第五条 档案管理人员应加强归档档案的管理，保证招标采购档案的标识清晰有效，确保招标采购档案安全保管、存放有序、查阅方便；光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。

第六条 电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”，所有与本项目有关的电子资料都拷贝到该文件夹下。

第七条 招投标过程中产生的各类文件资料由项目专项招标组按时移交招标办，招标办及时收集、整理和保存。

第八条 档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的招标采购文件后，应及时登记，并认真做好文件材料的立卷、整理和集中管理工作。档案管理人员离开工作岗位前，应按规定移交招标采购档案资料，不得擅自处理或带走。

第九条 属于专项招标工作组（国资处、后勤处、基建处和图书馆、教务处、网络中心）牵头组织的校内招标项目资料档案，各专项招标工作组自行保管和存档，不再移交招标办，上报财政厅的项目资料档案，招标办和专项招标工作组各保存一套。

第十条 招标采购文件材料的归档内容：

（一）学校自行招标项目

1.政府采购申报单

2.招标文件

3.评标资料：投标商签到表、评标专家签到表和廉洁自律承诺书、开标记录、资格和符合性审查表、打分表（综合评标）、二次报价表（竞谈和磋商）、评标报告

4.中标通知书

5.合同原件一套（含合同、授权书和会签表）

6.投标文件

（二）委托招标项目

1.政府采购申报单

2.项目审批表

3.招标文件

4.资料汇总

5.中标通知书

6.合同（含合同、授权书和会签表）

7.投标文件（电子化评标项目保存所有投标商电子投标文件和中标商纸质投标文件一套）

第十一条 招标完成后一个月内各专项招标组单位归集整理合同一套送交招标办，并办理移交手续。

第十二条 招标采购文件材料的整理和组卷按照《河南工业职业技术学院档案管理办法》的要求，遵循文件材料的形成规律和特点，应保持卷与卷之间的系统联系，以便于档案的保管和利用。

第十三条 招标采购档案资料一律不对个人查询和借阅；学校有关部门因工作原因需借、查阅的，需经借阅部门负责人、国资处负责人、国资处分管校领导同意方可借阅。

第十四条 查阅档案资料均由招标采购档案管理人员负责查找，其他人员均不能在档案室内自行查找。

第十五条 借阅档案必须履行登记、注销和检查手续，当面点清。

第十六条 借阅档案资料的，需填写《河南工院招投标文件借阅审批单》，并按期归还。

第十七条 查、借阅档案时，使用人员应对所借档案负有保管的义务，查阅、借阅的档案必须保证卷宗完整无损，严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、剪裁、增删档案；对摘抄的档案不得私人保管或转借他人使用，更不能翻印、倒卖。

第十八条 加强防范，做好档案室的保密工作，注意防止失密、失盗和火灾事故。加强对档案室的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

第十九条 本办法自发布之日起施行。

第二十条 本办法由国有资产管理处负责解释。